Ostatnie miesiące (że nie wspomnę o latach) do najłatwiejszych w pracy księgowego nie należały. I przed nami kolejne trudne tygodnie, kiedy trzeba będzie wdrażać w życie i stosować w księgach i rozliczeniach na co dzień arcyniejasne przepisy Nowego Ładu.
Trzeba przyznać, że perspektywy na błąd, na niewłaściwą interpretację przepisów i idące za tym potencjalne sankcje karno-skarbowe są całkiem realne. Jak sobie poradzić z opanowaniem nowych przepisów i ze stresem, u którego podłoża czai się lęk czy zamartwianie zmianami i ogromem ryzyk? Tu z pomocą księgowym może przyjść neuronauka i to co wiemy na temat funkcjonowania ludzkiego mózgu.
Czego nie lubi mózg księgowego?
Chciałoby się rzec – „Polskiego Ładu”. I to pewnie prawda, ale przyjrzyjmy się temu bliżej.
Dla mózgu niezwykle stresujące są: brak pewności, brak informacji oraz brak kontroli, bo mózg lubi przewidywać i wiedzieć.
Nie mamy pewności, jak stosować przepisy znowelizowanych ustaw.
Nie mamy rzetelnych informacji w tym temacie ze strony ustawodawcy.
No i nie mamy wpływu na to – czy o zasadach stosowania prawa podatkowego dowiemy się z uchwalonego z odpowiednim wyprzedzeniem aktu prawnego czy z tweeta Ministra Finansów. A jak z aktu prawnego, to czy zmiana w przepisach dotyczących Polskiego Ładu i limitów płatności gotówkowych nie pojawi się, ot na przykład, w nowelizacji ustawy o podatku akcyzowym. No bo jaki problem, że to nie ma związku.
Nie mamy wpływu na to, czy norma zmieniająca akt prawny jest spójna z całym systemem prawa podatkowego czy jest kompletnie „od czapy” i nie wiadomo do końca, o co chodzi i jak tego stwora stosować.
Nie mamy wpływu na to, że urzędy skarbowe albo o zgrozo sam Minister Finansów interpretuje przepis niezgodnie z zasadami wykładni prawa wprowadzając wykładnię #widzimisiędzisiajtak.
Ale mamy wpływ na to, jak na taki groch z kapustą reagujemy.
Jeśli zareagujemy nawykowo:
- zamartwianiem się – „I jak ja teraz wszystko rozliczę!?”
- napięciem całego ciała – „Co ja teraz zrobię, nie wiem co dalej?”
- wściekłością – „Co ci idioci znowu wymyślili, niszczą polską gospodarkę” albo
- czarnowidztwem – „W tym roku to ja już w ogóle nie wyjdę z pracy i pewnie czeka mnie rozwód”
to sami sobie szkodzimy. W wyniku mielenia tego typu myśli w głowie podnosimy sobie hormony stresu i zupełnie niepotrzebnie wprowadzamy nasz organizm w tryb walki albo ucieczki. A tutaj potrzebne są księgowe ZEN i klarowność działań.
Co zatem można zrobić?
Można wiele i na warsztatach z neurobilansowania i neurorachunkowości dzielę się różnymi technikami z tego zakresu, które próbujemy z uczestnikami na bieżąco wdrożyć.
Poniżej przygotowałam dla ciebie 5 bardziej ogólnych wskazówek, których implementacja jest jednak kluczowa dla efektywnego radzenia sobie ze zmianami przepisów w pracy księgowego.
1. „Błędy poprawię później” – czyli ucz się dystansu
Czy Nowy Ład jest niejasny? Tak.
Czy był niejasny dla każdego, kto próbował ogarnąć te przepisy? Tak.
Czy na początku stycznia jakiś księgowy czy doradca podatkowy naprawdę już wie jak w 100% zastosować każdy jeden przepis nowelizowany w wyniku wprowadzenia Polskiego Ładu? Nie sądzę.
To oznacza, że nie jesteś w tym temacie sam(a). Nie wiesz do końca ty, nie wiedzą inni księgowi, nie wiedzą również urzędy skarbowe, a także nie wie ZUS. Twoim obowiązkiem jest dochowanie należytej staranności, ale przy jej dochowywaniu będziesz stosować logikę i zdrowy rozsądek, które nie idą w parze z regulacjami Polskiego Ładu. Nastaw się więc od razu na to, że z dużym prawdopodobieństwem popełnisz błędy w stosowaniu prawa podatkowego i będziesz korygować księgowania czy rozliczenia. Jak się z góry tak nastawisz, to przestaniesz się tego bać.
W 2022 trzeba sobie wkalkulować to zagadnienie w strategię podejścia do pracy i ryzyko zawodowe. Mimo, że sytuacja zewnętrzna nie ulega zmianie, ty obniżasz stres przez zmianę podejścia do tematu. A dzięki temu dbasz o zasoby poznawcze, które są w pełni dostępne, gdy kortyzol nie szaleje w organizmie i stres nie zjada cię od środka.
W zmianie perspektywy myślenia o nowelizacjach przepisów możesz korzystać też z metody „z minusa w plus”, o której pisałam tutaj. Zmiany przepisów są męczące. Ale ta farsa ostatnich lat dała się tak we znaki, że u coraz większej liczby księgowych wywołuje pusty śmiech i właśnie bardziej bezosobowe podejście do tematu. A to jest akurat pozytywny efekt szaleństwa legislacyjnego.
2. Czytaj przede wszystkim przepisy
Doskonale rozumiem, że widząc taki zapis:
„W ustawie z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2105) w art. 89 pkt 4 otrzymuje brzmienie: „4) art. 1 pkt 10 lit. b tiret trzecie w zakresie art. 14 ust. 2 pkt 22, pkt 39 i pkt 63 lit. c, art. 2 pkt 11 lit. a i c, pkt 27 lit. a tiret ósme w zakresie art. 12 ust. 1 pkt 16, pkt 31 lit. a tiret trzecie i lit. b, art. 9 pkt 11, art. 18, art. 22 pkt 1 oraz art. 66, które wchodzą w życie z dniem 1 stycznia 2023 r.;”
mózg może napotkać gigantyczny opór w próbie zrozumienia tego legislacyjnego misz-masz.
I ok, można poczekać na opublikowanie ujednoliconego na dany dzień tekstu ustawy i się z czymś takim nie męczyć.
Jednak jeśli mamy do czynienia z klasycznym polskim przepisem prawa podatkowego, gdzie art. X odsyła do art. Y, z zastrzeżeniem art. Z, który odnosi się do art. XY, który ma n-wyjątków – to wypadałoby jednak swój mózg zaprzągnąć do pracy i umieć takie coś przeczytać i zrozumieć.
Nasze mózgi są leniwe, jeśli jest dostępna jakaś droga na skróty, droga która zużyje mniej zasobów poznawczych, to z tego skorzystają. Dużo łatwiej jest przeczytać opracowanie w internecie albo zadać pytanie na grupie dla księgowych, niż przez godzinę czy dwie głowić się nad tym, jak zastosować określony przepis w praktyce. Jednak jeżeli wykorzystujesz tylko takie drogi na skóry – to tym samym, nie rozumiejąc istoty przepisów – oddajesz swoją sprawczość w ręce innych. Księgowy, który nie umie czytać przepisów, to księgowy bezradny i bezbronny. To też księgowy, który potem ma problem z wyceną swoich usług, bo nie ma oparcia w sobie samym, nie ma pewności, że naprawdę umie i daje radę.
W drugą stronę, umiejętność czytania przepisów i postawa „jestem w stanie zrozumieć tę regulację” dają poczucie kontroli i sprawczości, które przypomnę – nasze mózgi uwielbiają. Poczucie sprawczości wiąże się z wydzielaniem większej ilości dopaminy, która sprawia że efektywniej realizujemy zadania i mamy większą chęć do działania, a przeszkody na drodze do celu nie wydają się wtedy takie duże. Więc – jeśli biegle czytasz przepisy – to gratulacje, jeden punkt masz już odhaczony.
Gdyby jednak czytanie przepisów było dla Ciebie trudne, to zdecydowanie polecam nabycie tej umiejętności. Jeśli w tym momencie masz już gotową wymówkę „nie jestem doradcą podatkowym, żeby rozumieć ustawy”, to przypomnę, że po pierwsze rola doradcy podatkowego jest szersza niż tylko interpretacja wybranych regulacji materialnego prawa podatkowego.
A po drugie, obowiązkiem księgowego jest prowadzenie ksiąg na podstawie przepisów, a nie artykułów z internetu, tego co „powiedział pan na szkoleniu” lub opinii koleżanki. Najpierw przepis! A jeśli przepis naprawdę, mimo jego literalnego zrozumienia jest niejasny – wtedy można korzystać z pomocy doradcy podatkowego czy rozkminiać dany temat w gronie księgowych albo drążyć, dlaczego dany szkoleniowiec interpretuje go tak, a nie inaczej.
3. Nie myl samodyscypliny i poczucia obowiązku z zażynaniem się
Pierwszy kwartał roku w księgowości do łatwych tak czy siak nie należy i pracy jest w bród. Jednak wielu księgowych popełnia zasadniczy błąd w podejściu do obowiązków zawodowych stawiając je w tym okresie ponad wszystko.
Tak się nie da. Każdy dzień, w którym nie dbasz o siebie, przeciążasz się, zarywasz noc i nie wykorzystujesz żadnych zdrowych sposobów regeneracji i wypuszczania napięcia – stopniowo uszczupla twoje zasoby poznawcze.
Nie jest to jakaś teoria, a wynik wielu badań naukowych dotyczących tzw. efektu wyczerpania ego (ego depletion effect) u księgowych w trakcie sezonu podatkowego. Uszczuplenie zasobów poznawczych to spowolnienie myślenia i większa skłonność do popełnienia błędów, których nawet nie jesteśmy świadomi.
Dlatego tym bardziej w czasie zamykania starego roku i ogarniania zmian w rozliczeniach roku bieżącego dbaj o niezarywanie nocy i dobry sen. Właśnie chociażby po to, by rozliczyć prawidłowo podatki… Nie wspominając już o tym, że dbać o siebie warto tak po prostu, na co dzień. To właśnie w trakcie snu mózg oczyszcza się ze zbędnych białek i toksyn oraz regenerują się zasoby pamięci. Sen, który regeneruje mózg, to sen o czasie trwania 7-9h.
Możesz się żachnąć, „eetam, ja już do krótszego snu się przyzwyczaiłam i nic mi nie jest”. Presja na maksymalną produktywność i niedosypianie („wyśpię się po śmierci, teraz trzeba pracować”) owszem, są stosunkowo powszechne, w szczególności w środowisku korporacyjnym i w źle zarządzanych biurach rachunkowych, więc wielu księgowych żyje z takim przekonaniem. Badania neuronaukowe pokazują jednak, że chociaż stopniowe ograniczanie snu nie musi powodować poczucia rosnącego zmęczenia, to wszystkie wskaźniki – i neuropsychologiczne i behawioralne – w wyniku niedoboru snu ulegają stopniowemu pogorszeniu. Niektórzy badacze stwierdzają wręcz, że niedobór snu uniemożliwia adekwatną ocenę pojawiających się deficytów poznawczych.
4. Ruszaj się
Oprócz snu kluczowy dla uważności i przytomności umysłu jest ruch. Jeżeli chcesz klarownie myśleć, to musisz się ruszać.
Dbaj o minimum 30 minut aktywności fizycznej każdego dnia. Nie ma znaczenia czy to będzie rowerek stacjonarny, chodzenie po schodach, sesja jogi, taniec do ulubionej muzyki czy spacer z czworonogiem. Ważne żeby ruch był codziennie, bo wysiłek fizyczny odstresowuje, dotlenia mózg i stymuluje go do pracy.
5. Pij wodę
Picie wody – banalne prawda? A jednak niesamowicie istotne. Mózg składa się w 80 % z wody i tej wody potrzebuje żeby prawidłowo funkcjonować. Woda odżywia mózg, a jej nawet niewielki brak wpływa na spowolnienie pracy naszego kluczowego narządu księgowego. Woda usprawnia komunikację między neuronami, poprawiając pamięć i koncentrację, a co za tym idzie – ułatwiając rozumienie i stosowanie przepisów.
Zalecane picie 2-3 litrów wody dziennie może się wydawać przerażające. Ale już jedna szklanka z rana pozwala szybciej się rozbudzić i przejść w tryb gotowości do działania. Potem wystarczy co godzinę wziąć kilka łyków, żeby utrzymać mózg i cały organizm w odpowiednim nawodnieniu i dotlenieniu.
Mózg efektywny to mózg odpowiednio nawodniony.
Motto księgowego
No i na koniec pamiętaj zawsze i wszędzie podstawowe hasło z Tapet Czarodziejek Księgowości – najpierw ja, potem podatki. Niezależnie od tego, na ile lubisz swoją pracę, na ile masz poczucie obowiązku albo na ile Twoim życiem rządzi wyeskalowany do granic możliwości perfekcjonizm – podatki liczy Twój mózg, więc zadbaj o niego w pierwszej kolejności.