Dobre praktyki dla księgowych i biur rachunkowych

Od 1 października 2020 r. obowiązuje nas nowa struktura JPK – nas, czyli księgowych i przedsiębiorców. Jest to kolejna zmiana na przestrzeni ostatnich kilku lat, która wreszcie wymaga od przedsiębiorców większego zainteresowania aspektami księgowymi i świadomego dostosowania się do coraz to nowszych wymogów ustawodawcy. Jeśli w tym momencie myślisz sobie: Ale jak to? Przecież to ja wypełniam ewidencje, klient i tak na mnie wszystko zrzuca, nie mam naprawdę już czasu na zwykły oddech – to nie jesteś sam(a). Dobre praktyki dla księgowych i biur rachunkowych to obecnie MUST HAVE w budowaniu współpracy z klientami. 

Oto lista dobrych praktyk dla księgowych i biur rachunkowych:

1. Traktuj klienta jak partnera biznesowego, nie jak dziecko

Jeśli na te słowa masz gotową odpowiedź typu: „ale oni są tacy nieogarnięci” albo „jak napisze maila, to i tak potem przyjdzie i powie – niech mi pani powie, co mi tam wysłała, bo nie chce mi się czytać” albo „mówią że nic nie rozumieją i proszą, żebym ja to wszystko za nich zrobiła” – to trzeba zmienić nastawienie do klientów.

Klienci to nie dzieci, to dorośli ludzie. Ich ewentualna bezradność to wyuczona bezradność, i do tego lenistwo. Pamiętaj, że skoro prowadzą swoją firmę, to naprawdę są obrotni i są w stanie uczyć się nowych rzeczy i reagować na zmiany rynkowe. W tym na zmiany przepisów i obowiązków.

Może też być tak, że jakaś część Ciebie lubi takie podejście, bo lubi czuć się potrzebna czy niezastąpiona. W rezultacie między 15-tym a 25-tym, a czasem nawet po, ledwo zipie. Ewentualny upust znajduje tylko w narzekaniu na los i wyśmiewaniu klientów.

Jeśli masz niezrealizowany instynkt macierzyński albo tacierzynski – przygarnij zwierzę ze schroniska. Jeśli masz potrzebę czuć się niezastąpiona, chcesz być kimś, w kogo inni wpatrują się z szacunkiem i uznaniem – wybierz w schronisku psa (zamiast kota czy królika) – ale nie przerzucaj tych potrzeb na pole zawodowe i na relację z klientem.

Nie prowadzisz księgowości dla dzieci, dla bezradnych i zagubionych jednostek ludzkich, prowadzisz księgowość dla PRZEDSIĘBIORCÓW – czyli ludzi, którzy całkiem umiejętnie wykorzystują nadarzające się okazje. Nie bądź ich okazją! Bądź kimś kogo rzeczywiście szanują.

2. Nie bierz na siebie dobrowolnie odpowiedzialności za coś, co należy do obowiązków klienta

Z punktu 1 wynika rzecz następna – podział obowiązków i odpowiedzialności. Zakres zadań i obowiązków trzeba jasno komunikować, stawiać granice, a na opornych stosować metodę zdartej płyty – co robisz, a czego nie i czego wymagasz od nich jako strony, z którą współpracujesz. Wszytsko oczywiście poparte umową, o której więcej w punkcie 3.

Pamiętaj, nie jesteś Kopciuszkiem, nie jesteś w służbie na folwarku spółki „Przerzucimy to na księgowego” sp. z bardzo ograniczoną odpowiedzialnością (spółki z 50% udziałem Skarbu Państwa i 50% udziałem klienta). Jesteś księgowym(ą), a to jeden z tzw, zawodów zaufania publicznego, to nie jest zawód z cyklu: „przynieś, podaj, pozamiataj”.

Dlatego dobrze się zastanów – co chcesz robić, a czego nie. Co możesz przerzucić na klienta, a czego nie. Dlaczego Ty masz siedzieć po godzinach albo zatrudniać dodatkową osobę zwiększając swoje koszty bez analogicznego zwiększenia przychodów, bo brakuje mocy przerobowych, kiedy tak naprawdę powinien zrobić to klient? Wiele małych jednoosobowych działalności i średnich firm korzysta z pomocy kogoś, kto troszczy się o obieg dokumentów w firmie, wstępnie dba o spełnienie wszystkich wymogów formalnych dotyczących wystawionych i otrzymanych faktur i współpracuje z biurem rachunkowym.

Podejście klienta do dokumentacji księgowej pokazuje, na ile poważnie traktuje on swój biznes. A jak tego nie rozumie, to trzeba mu to uświadomić. Wprost.

3. Mądrze buduj umowę z klientem i potem ją egzekwuj

Jak zadbać o jasny rozdział odpowiedzialności i obowiązków? Podstawą jest dobra umowa. Umowa według szablonu z Internetu albo od koleżanki – to za mało. Umowa ogólna, bo po co straszyć klienta na początku współpracy – błąd. Umowa gdzie za wszystko bierzesz odpowiedzialność – błąd.

Umowa – czy to umowa między biurem a klientem, czy to umowa między księgową i biurem rachunkowym, to podstawa Twoich praw i obowiązków oraz praw i obowiązków klienta. To dokument, który potwierdza Wasze ustalenia, wyznacza sposoby pracy oraz kontaktów. Umowa skrupulatnie egzekwowana z czasem buduje renomę biura (a nieegzekwowana lub źle napisana ją niszczy).

Klienci są różni – są tacy, którzy podpiszą umowę i nie będą chcieli jej nawet czytać, tacy którzy z własnej inicjatywy omówią z księgowym wszystkie paragrafy oraz tacy, którzy za wszelką cenę będą chcieli podpisać własną umowę, sporządzoną przez swoich prawników, tak by możliwie najszerzej przerzucić odpowiedzialność na księgowego.

W każdym przypadku ustalenia umowy należy dokładnie przeanalizować. Gdy klient należy do pierwszej grupy, warto z nim usiąść i krok po kroku poinformować, na co się zgadza podpisując ten dokument. Gdy należy do trzeciej – nie warto iść na ustępstwa. Jeśli zrezygnuje, to przysłowiowy „krzyż na drogę”. Strata żadna, bo lepiej poczekać na dobrego klienta, z którym współpraca będzie harmonijna, niż inwestować nasz czas i naszą pracę w oszołomów, którzy chcą się „wymiksować” z wszelkiej odpowiedzialności.

Co należy zawrzeć w umowie o świadczenie usług księgowych? [poniżej zalążek listy przygotowywanej we współpracy z doradcą podatkowym i radcą prawnym współtworzących portal porad prawnych „LexSecure”]:

• szczegółowy opis czynności, które należą do obowiązków księgowego – z naciskiem na szczegółowy. Im bardziej szczegółowo i przejrzyście opisane rodzaje czynności, tym bardziej umowa będzie chroniła interesy księgowych przez ewentualnymi roszczeniami klientów i podrzucaniem kolejnych obowiązków. Zamknięta lista czynności jest tarczą obronną dla księgowych w przypadku nakładania przez ustawodawców dodatkowych obowiązków podatkowych oraz w przypadku roszczeń i pretensji klientów, typu: „kody GTU – to obowiązek księgowego”, „jest pan księgowym, to rób pan PPK, przecież kogo ja do tego znajdę”, „ale jak to, wniosek z tarczy antykryzysowej to przecież część księgowości”, „ale zmiana w CEiDG to jeden klik, proszę nie kręcić nosem”. Odpowiedź w takich sytuacjach jest jedna: „nasza umowa tego nie przewiduje” i wówczas od Ciebie zależy podjęcie decyzji, czy nie robisz czegoś wcale czy robisz za dodatkową opłatą według cennika;

• określenie wynagrodzenia i warunków płatności za wykonane usługi plus klauzula o zawieszeniu świadczenia usług w przypadku braku płatności. Ceny usług możesz zawrzeć w treści samej umowy albo w załączniku do umowy. Ważne by klient był świadomy, że brak płatności skutkuje zawieszeniem świadczenia usług i to nie po 3 miesiącach, ale od razu. Przy ustaleniu wynagrodzenia zastanów się dobrze, co chcesz, by było zawarte w comiesięcznym koszcie usług, a co płatne dodatkowo. Na przykład, ile korekt w roku z winy klienta obejmuje cen usług. Wierz mi, może nie obejmować ani jednej. W końcu przez niedbałość klienta dla Ciebie to jest więcej pracy;

• termin dostarczenia dokumentów (np. do 5-dnia każdego miesiąca). Bronią na nieterminowych klientów jest tu dodatkowa klauzula umowna wyłączająca odpowiedzialność księgowego w razie nieterminowego dostarczenia dokumentów. Czyli gdy klient nie dba o terminowe dostarczenie dokumentów, nie masz obowiązku siedzieć do północy 20-tego czy 25-tego;

• klauzula wyłączająca odpowiedzialność księgowego w razie dostarczenia przez klienta błędnej lub niekompletnej dokumentacji (w tym np. zastosowania błędnych kodów GTU, dostarczenia dokumentów opłaconych niezgodnie z przepisami dotyczącej „białej listy” itp), wskutek czego nie była możliwa prawidłowa ewidencja i rozliczenie;

• wyłączenie odpowiedzialności za doradztwo podatkowe – pamiętaj, że ubezpieczenie OC biur rachunkowych w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych najczęściej nie obejmuje świadczenia usług prawnych. Co za tym idzie, bezpiecznym rozwiązaniem będzie zawarcie klauzuli wyłączającej odpowiedzialność księgowych za porady prawne udzielone klientom czy wskazanie, że takie porady nie mają waloru opinii czy konsultacji prawnej;

• sposób kontaktu między klientem a biurem/księgowym (forma i terminy) – to czy klient przychodzi, czy dzwoni i w jakich godzinach dzwoni, oraz w jakim terminie odpowiadasz na maile – to powinno być zawarte w umowie. Jasno określone warunki współpracy zapobiegają późniejszym pretensjom o złą komunikację. Jeśli masz w umowie, że kontakt telefoniczny możliwy jest w godzinach 8:00-16:00, gdy klient dzwoni wieczorem w trakcie imprezy, bo właśnie omawiał z kolegami przy piwie strategie podatkowe i chciał się tylko o coś dopytać – nie masz obowiązku odbierać. A jeśli odbierzesz, uprzejmie informujesz, że zdzwonicie się w poniedziałek między 8 a 16. Stawiaj granice w komunikacji. Bądź asertywny(a);

• możliwość renegocjacji warunków umowy – w związku z ciągłymi zmianami przepisów prawa podatkowego bardzo istotne jest, aby w umowie pojawił się zapis dotyczący możliwości renegocjacji warunków umowy. Żeby to od początku było jasne, że cena i zakres umowy mogą się zmienić, bo zmienia się sytuacja prawna, rosną obowiązki księgowo-podatkowe i nakład naszej pracy;

• warunki wypowiedzenia umowy o świadczenie usług księgowych – wiadomo, że liczymy na to, że współpraca potoczy się dobrze i żadnych potknięć nie będzie. Dobrze jest jednak zawrzeć postanowienie wedle którego, jeżeli przedsiębiorca będzie naruszał w sposób rażący obowiązki wynikające z umowy (np. dotyczące zapłaty wynagrodzenia czy dostarczania dokumentów niezbędnych do prowadzenia księgowości), księgowy będzie miał możliwość natychmiastowego wypowiedzenia tej umowy.

Obowiązki księgowe nie są miłe dla klientów i należy się na to uodpornić. Pilnuj wszystkich ustaleń umownych i nie bój się egzekwować warunków umowy. To od Twojego podejścia zależy, czy klient będzie szanował Ciebie i umowę, czy będziesz jednak kopciuszkiem na posyłki, a umowa – skoro się naginasz do fochów klienta – zamiast stać na straży postanowień umownych – w zasadzie nie ma znaczenia.

Jeżeli chodzi o umowę o pracę księgowego z biurem rachunkowym, zwróć uwagę czy w tej umowie nie ma zawartego postanowienia o wyrażeniu zgody na pociągnięcie do odpowiedzialności w przypadku błędu. Jeżeli księgowy-pracownik wyrazi pisemną zgodę na powyższe – bardzo ważne jest, aby dopilnował, by ubezpieczenie OC biura chroniło też jego w przypadku ewentualnych roszczeń.

4. Ceń się

Świadcząc usługi księgowe – tak jak Twoi klienci – prowadzisz biznes. Nie prowadzisz działalności charytatywnej. Walczenie o klienta ceną sprawia – nie tylko to, że psujesz rynek usług księgowych, ale też to, że zbierasz z rynku najgorszy plankton, z którym potem są same problemy.

Jeśli konkurujesz tylko ceną, to nigdy nie wyrobisz sobie dobrej marki. Bo klient, który przychodzi do taniego księgowego, przychodzi dlatego, że jest tanio, nie dlatego, że ceni wiedzę księgowego albo że ma do niego zaufanie. Szanuj się. 

Co do konkretów, jak się cenić i wyceniać – o tym sporo mówią Natalia Gorczyca i Karolina Kozłowska. W prosty i zabawny sposób dzielą się swoimi doświadczeniami z prowadzenia biura. Jeśli masz problem z wyceną swoich usług, warto posłuchać ich webinarów w tym temacie.

Podawanie ceny usług tylko w oparciu o liczbę dokumentów jest strzałem w księgowe kolano. W ten sposób wysyłasz komunikat do klienta, że księgowość/rachunkowość to wklepywanie faktur. Klepacz z założenia otrzymuje stawkę wyrobnika. To samo, gdy wyliczasz sobie wymarzoną kwotę wynagrodzenia na umowę o pracę na stanowisku głównego księgowego.

Weź pod uwagę, że w cenie usług/wynagrodzenia powinny znaleźć się też takie elementy jak:

• stale aktualizowana wiedza księgowo-podatkowa i umiejętność poruszania się po przepisach podatkowych
• wiedza i zrozumienie procesów biznesowych przedsiębiorstwa
• terminowość
• umiejętność komunikacji z klientem/zarządem
• przejrzystość zasad współpracy
• zrozumienie potrzeb klienta/spółki i roli systemu rachunkowości w procesach biznesowych (czy przenikania się różnych funkcji w ramach przedsiębiorstwa i ich wzajemnych interakcji)
• umiejętność zarządzania zespołem i komunikowania się z innymi działami
• umiejętność analizy danych, wyciągania wniosków i raportowania do klienta
• dostęp do danych (np. możliwość sprawdzenia na bieżąco informacji w chmurze)
• dostępność (za opłatą) do dodatkowych usług
• dostęp do biura/pracownika biura (w wyznaczonych godzinach)
• wizerunek w sieci
• renoma na rynku.

To wszystko decyduje o profesjonalizmie i jakości pracy księgowego. Oczywiście, niektóre z punktów odnosi się tylko do biur, niektóre tylko do stanowisk etatowych. Tak czy siak, pracodawca/klient nie płaci tylko za Twój czas. Płaci za jakość, pewność, zaufanie.

5. Edukuj, ale nie niańcz

Gdy klient trafia do Ciebie – tłumacz, twórz czeklisty i pilnuj czy prawidłowo wywiązuje się ze swoich obowiązków. Bądź w tym skrupulatna(y).

Gdy widzisz na horyzoncie nowe obowiązki – przygotowuj do tego klienta. Komunikuj się, edukuj. Możesz się spotkać indywidualnie z każdym klientem, możesz zrobić szkolenie, przygotować infografiki, a nawet film. Możesz połączyć te metody tak, by jak najlepiej przygotowały klienta na zmiany. Tak jak biura z poniższych screenów. Można? Można!

Gdy klient próbuje robić z siebie bezbronnego, niewinnego kurczaczka, prowadzonego na rzeź – jasnym aczkolwiek uprzejmym komunikatem, wyrażamy, że się na to nie godzimy: „wie pan co, trzeci miesiąc wałkujemy to samo i tak dłużej być nie może”, „nie tak ustalaliśmy standardy naszej współpracy” itp. itd., Chyba że rola kwoki Ci odpowiada.

Gdy klient się rzuca „Ale co pani! Ja tu biznes prowadzę i nie mam czasu na takie duperele” – odwołuj się do postanowień umowy i do kar, które grożą przedsiębiorcom.

6. Oceniaj i wybieraj

Nie musisz i nie powinieneś/aś zgadzać się na agresywne odzywki, obraźliwie komunikaty i manipulacje. Bo praca w księgowości to nie jest ani pokuta za grzechy ani obóz karny. Mamy prawo do szacunku, do komunikacji na poziomie i do odczuwania satysfakcji z pracy na co dzień.

Dlatego punktuj klientów. Dokładnie tak. Oceniaj, na ile dobrze z jakimś klientem się Tobie współpracuje i pamiętaj, że każdą relację biznesową możesz zakończyć. Tkwienie w toksycznych układach i narzekanie – to najgorszy możliwy wybór. 

Oczywiście, że nie możesz pozbyć się wszytskich np. agresywnych klientów na raz. Ale do tego długofalowo zmierzaj. No chyba, że lubisz tego typu wyzwania 🙂 Jeśli jednak ważna jest dla Ciebie harmonia w życiu, „wymieniaj” klientów, tak jak inwestor wymienia akcje w swoim portfelu inwestycyjnym. Twórz swój portfel klientów i jasno sobie określaj, z kim chcesz współpracować, a z kim nie. 

Jasne, że to nie jest łatwe i wymaga czasu, nawet kilku lat, ale jest możliwe. Ty też możesz wypowiedzieć umowę, bo przestały Ci się podobać warunki współpracy. Możesz też odmówić zawarcia umowy z klientem, jeśli na wstępie identyfikujesz jakieś czerwone flagi. Wszystko to robisz biorąc pod uwagę zabezpieczenie swoich zarobków i ciągłość działalności biura. Rozsądnie, ale do celu.

Podobnie, gdy pracujesz na umowę o pracę jako księgowy(a). Jeśli jest Ci źle, to wiedz, że jest wiele biur, które szanują swoich pracowników i starają się zadbać o ich granice. Nie jesteś skazany(a) na swoje obecne stanowisko. 

7. Nic na oko, nic na krzywy ryj

Nie jesteś alfą i omegą. I nie będziesz. Do tego pamiętaj, że istnieją inne, pokrewne nam zawody – doradca podatkowy, radca prawny, adwokat. Istnieją po to, żeby doradzać klientom i rozwiewać ich wątpliwości w obszarach, w których się specjalizują. Jeśli klient konsultuje z Tobą umowę z zakresu inny niż czysto księgowo-podatkowy – to gdzieś jest duży błąd w całej komunikacji. Nawet jak on sobie myśli, że „ty wiesz, ty dasz rade, dla ciebie to pestka” – to wypadałaby się tu kierować co najmniej lekkim poziomem samokrytycyzmu i długofalowym myśleniem, obejmującym konsekwencje niekompetentnego doradztwa.

Jeśli klient chce coś dodatkowego spoza umowy, ale w cenie umowy – nie zgadzaj się. Dasz palec, za dwa miesiące odcinanie Twoich palców będzie dla niego standardem.

Jeśli klient chce coś bez faktury z gotówką do ręki – nie zgadzaj się po stokroć. Bo przyjdzie dzień, że to się obróci przeciwko Tobie. I szacunku klienta do siebie nie zbudujesz.

Dołącz do kursu online księgowego work-life balance
„Odetchnij, zbilansuj, zaczaruj”

Buduj odporność psychiczną i równowagę między życiem prywatnym a obowiązkami zawodowymi!